De NvI: Not Very Interesting?

Vraag 100 tenderaars wat zij het leukste aan hun werk vinden en niet veel (als er al één te vinden is) zal met de Nota van Inlichtingen op de proppen komen. Dat is zonde, want de NvI is een belangrijk instrument om de kwaliteit van de aanbestedingen, een ‘level playing field’ en zelfs je eigen winkansen te bevorderen. Als tenderambassadeurs juichen we een goed gebruik van dit belangrijke instrument dan ook alleen maar toe. Daarom enthousiasmeren we op deze dag van de grap iedereen die bij tenders betrokken is om de NvI de volgende keer net iets meer liefde te geven. Want wie weet kom jij net zo’n pareltje van vraag of antwoord* tegen in jouw volgende nota…

Tijd besparen, maar dan op de verkeerde manier

Vraag inschrijver: “Wat zijn volgens u de risico’s in dit project?” (bij een aanbesteding waar het risicodossier een gunningscriterium was)

Antwoord aanbestedende dienst: “Het is aan de inschrijver om zelf in te schatten waar hij de risico's in dit project ziet.”

We beginnen gelijk goed! Idealiter is een tenderaar (zij het een bidmanager, een EMVI-schrijver of een calculator) een persoon die de kantjes er in zijn of haar werk niet vanaf loopt. Sterker nog, tenderen betekent dat je continu in een wedren bent met je concurrenten. Deze concurrenten wil je de baas zijn, anders is je werk voor niets geweest. Niets van dit alles is besteed aan deze inschrijver. Laat ik de aanbestedende dienst eens vragen om risico’s, dan hoef ik niet al die moeite in mijn risicodossier te steken. Als de aanbestedende dienst alleen maar maatregelen had willen lezen, had deze wel een andere vraag gesteld. Laten we zeggen dat er manieren bestaan om ambitieuzer over te komen.

Het ligt binnen onze invloedssfeer, dus we kunnen er weinig aan doen…

Vraag inschrijver: “Het niet-nakomen van de belofte heeft een sanctie van € 30.000,- per voertuig. Gezien de potentiële impact van deze boete vragen we u deze te verlagen naar een boetebedrag dat in verhouding staat tot de mogelijke tekortkomingen. (over een boetebedrag bij het niet nakomen van een in deze aanbesteding door inschrijver zelf op te leggen KPI op elektrisch vervoer)

Antwoord aanbestedende dienst: “Boete wordt verlaagd naar € 10.000,- per geval, u verkrijgt namelijk een serieuze korting voor dit gunningscriterium.”

Steeds meer aanbestedende diensten schrijven elektrisch (of non-emissie) vervoer voor in het kader van duurzaamheid. Deze aanbestedende dienst liet zelfs de inschrijvers zelf aangeven voor hoeveel procent hun vervoer elektrisch zou zijn. Weinig risico voor de inschrijver zou je zeggen: je legt namelijk zelf je eigen norm op. De praktijk blijkt echter weerbarstiger te zijn, als we deze vraag mogen geloven. Elektrisch vervoer blijkt namelijk een buitenproportioneel bedrijfsrisico te zijn in deze aanbesteding. Wij zien dat risico echter niet, de inschrijver is er namelijk zelf bij wat hij invult. Wat wekt vervolgens onze verbazing? De aanbestedende dienst gaat erin mee en verlaagt het boetebedrag. Is het heel cynisch als we verwachten dat de betreffende inschrijver de boete een aantal keer in de eigen inschrijfprijs heeft opgenomen?

Laat uw fantasie de vrije loop!

Vraag inschrijver: “In gunningscriterium X Innovaties dient inschrijver in te gaan op innovaties die te kwalificeren zijn wat u het ‘laaghangend fruit’ noemt. Wat bedoelt u daar precies mee? Wat voegt deze zin toe als u ook al spreekt over ‘direct toepasbare duurzame oplossingen en/of innovaties?” (de vraag in het gunningscriterium luidde “een voorstel met 5 direct toepasbare oplossingen en/of innovaties die de meeste impact maken of te kwalificeren zijn naar het laaghangend fruit”)

Antwoord aanbestedende dienst: “Het kan een synoniem zijn, maar inschrijver mag hier zelf invulling aan geven.”

Aanbestedende diensten gaan, zoals de meeste tenderaars wel weten, prat op SMART schrijven. Met SMART schrijven weet je precies wat er bedoeld wordt, liggen beloftes vast en is er geen discussie over de inhoud van een stuk tekst. SMART schrijven lukt doorgaans beter als de vraag zelf ook SMART is. De inschrijver in kwestie doet nog zo zijn best: er staan hier een aantal zaken in die nogal abstract zijn en daardoor moeilijk SMART te beantwoorden. De aanbestedende dienst is echter in een cryptische bui en komt met een bijna filosofisch antwoord. Schrijf daar maar eens een SMART stukje tekst bij.

*In het kader van de leesbaarheid en om de anonimiteit te borgen zijn een aantal vragen geparafraseerd. De inhoud van de vragen is echter wel hetzelfde.