FAQ (Faultily Asked Questions)

Tenderen is een prachtig vak, maar ook wij moeten soms wel eens door een taai stuk materie heen. Wat te denken van de Nota van Inlichtingen, of zoals we in jargon zeggen: de NvI. Je hebt net de conceptovereenkomst op juridische haalbaarheid beoordeeld en dan komt er een lange lijst met vragen en antwoorden die nog taaier is dan de Aanbestedingswet zelf. Toch is het een belangrijk instrument, want de juiste vraag kan een hoop getouwtrek in de uitvoering voorkomen. Met deze blog proberen we je, zo vlak voor het weekend van 1 april, net iets meer te enthousiasmeren om dit belangrijke document vanaf nu goed door te nemen. Dit doen we aan de hand van de ‘Beste NvI-vragen', oftewel de vragen en antwoorden die ons het afgelopen jaar het meeste zijn opgevallen.
 

Van uitstel komt afstel

• Vraag Inschrijver: Wij hebben geen bericht ontvangen dat de gunningsleidraad was gepubliceerd en lopen daarom 2 weken achter. Bent u bereid om de aanbestedingsdatum met 2 weken uit te stellen?
• Antwoord AD: Nee, wij zijn wel bereid om de indieningsdatum en alle achterliggende data met 1 week te verschuiven. Als u nog vragen wil stellen, dan kan dit, ook over reeds gegeven antwoorden.

Wat doe je als je al weken op die ene aanbesteding zit te wachten en je bent vergeten Tenderned goed in de gaten te houden? Dan probeer je natuurlijk uitstel te krijgen. Hoewel het antwoord van de aanbestedende dienst nog best coulant is, maak je als inschrijver met deze vraag natuurlijk geen beste beurt. Het komt op de opdrachtgever in ieder geval niet over alsof je nu echt vol voor dit contract gaat. Oftewel, zorg ervoor dat je goed zicht houdt op de verschillende tenderplatforms die voor jou relevant zijn.
 

De kunst van de juiste vraag stellen

• Vraag Inschrijver: Het verdichten van de lavakoffer rondom de DWA (deel pvc). Is de opdrachtgever niet bang dat de pvc zal bezwijken tijdens het verdichten?
• Antwoord AD: Nee.

Het begon zo goed: de inschrijver zag een risico en wilde dit graag bij de aanbestedende dienst aankaarten. De uitvoering laat helaas wat te wensen over. Met een betere inleiding of het stellen van een open vraag had hier vast meer uit gehaald kunnen worden. Waarom stel je de vraag en wat wil je precies weten? Daarnaast zorgt het korte en nietszeggende antwoord van de aanbestedende dienst natuurlijk voor de nodige hilariteit. Bedenk echter goed dat een inkoper op al die lastige vragen van de verschillende geïnteresseerden een antwoord moet formuleren en hier ook graag zo snel mogelijk vanaf is. Zorg er dus voor dat de aanbestedende dienst de tijd moet nemen om jouw vraag te beantwoorden.
 

Niet alleen inschrijvers gruwelen soms van de Nota

• Vraag inschrijver: U geeft aan partnerschap met uw nieuwe leverancier belangrijk te vinden. Een boete bij een eerste visuele afkeuring past hier volgens inschrijver niet bij. Schoonmaak is mensenwerk en daarmee is een sporadische afkeuring nauwelijks te voorkomen. Gaat u er daarom mee akkoord om de malusregeling pas in te laten gaan bij een onvoldoende herkeuring?
• Antwoord AD: Niet akkoord. Opdrachtgever is op zoek naar een kwaliteitspartner die iedere dag zorg draagt voor een schone school. Wat een vragen, trouwens. U hoeft niet in te schrijven als u het niet eens bent met de voorwaarden in het contract.

Dat het niet altijd aan de vraagstelling ligt, bewijst dit voorbeeld. De inschrijver stelt hier een nette vraag, goed onderbouwd en heeft stiekem misschien ook wel een punt. Bij de aanbestedende dienst gaat dit er echter niet in. Niet akkoord, gevolgd door een sneer die nog twijfelende inschrijvers waarschijnlijk bevestigt dat ze hun aandacht beter op een andere aanbesteding kunnen richten. Een gemiste kans, wat ons betreft, want met meer inschrijvers heb je meer te kiezen. Tot slot nog een woordje steun voor de aanbestedende dienst: dit antwoord kwam na een hele lange reeks aan vragen over de voorwaarden in de conceptovereenkomst. Een lichtelijke vorm van irritatie kunnen we ons daar wel bij voorstellen.
 

Het kroonjuweel onder de NvI-vragen

• Vraag Inschrijver: Lid 1, deze tekst is heel erg raag
• Antwoord AD: Raag is geen bekend woord, als u bedoelt vaag? Dan is dit het antwoord. Lid wordt verwijderd geen toegevoegde waarde

Dit is wat ons betreft de meest vermakelijke NvI-vraag van het afgelopen jaar. Soms vragen we ons wel eens af wat er bij het opstellen van notavragen omging in het hoofd van andere inschrijvers. Deze vraag is er zo één. Afgezien van de spelling van het woord vaag (of was het nu raar), is ons ook niet helemaal duidelijk naar wat voor een antwoord de inschrijver op zoek is. Wat dat betreft hulde aan de aanbestedende dienst, die behoorlijk zijn best doet om met een goed antwoord te komen. Kijk dus altijd je vragen nog even een keer na voor je ze indient!


Wil jij je onderscheiden door juist treffende en intelligente notavragen te stellen? Wij helpen je graag om de NvI zo in te zetten dat het je winkansen vergroot. Schroom dus niet en schakel bij onze hulp in bij je volgende tender!