In 5 stappen naar een tender met toekomst

Een aanbesteding op basis van EMVI? Makkelijk zat! Even die oude plannetjes van de plank halen; stof eraf poetsen; een half uurtje kopiëren/plakken en – tada! Weer de winnende tender. Ja. Was het maar zo’n feest. Hoe verleidelijk het soms ook is; met het recyclen van oude EMVI-plannen is de kans groot dat je dat éne project waar je zo naar verlangde, misloopt. Volgende keer wel winnen? Volg dan deze vijf stappen.

1. Stel een tenderteam samen

Tenderen doe je samen. Dan kom je tot de beste ideeën en creëer je draagvlak voor je oplossingen. Stel daarom vanaf het begin van het tendertraject een tenderteam samen met afgevaardigden uit alle lagen van je organisatie. Denk aan het projectteam dat het werk gaat uitvoeren, maar ook aan een directielid om snel besluiten te nemen. Brainstorm met het tenderteam over je aanpak en laat ze de stukken tussentijds reviewen. Je zult zien: je verbetert niet alleen je kwaliteitsscore, maar maakt je EMVI-plan ook nog eens beter uitvoerbaar. En dat is voor de medewerkers op de werkvloer wel zo prettig.

2. Structureer je tenderproces

Tenderen kost tijd. Je krijgt over het algemeen niet voor niets vier tot zes weken om je stukken voor te bereiden. Om dat proces soepel te laten verlopen en te voorkomen dat je in de laatste week elke nacht moet doorwerken, is het belangrijk je tenderproces goed te structureren. Maak een planning met sessie- en reviewmomenten, (tussen)mijlpalen en de verschillende schrijftaken. Stem deze planning aan de voorkant met je tenderteam af en zorg dat de sessie- en reviewmomenten in alle agenda’s staan. Zo zijn de verwachtingen voor iedereen duidelijk en werk je zonder stress naar de indieningsdatum toe.

3. Organiseer een strategiesessie

Een winnende inschrijving begint bij een goede tenderstrategie. Met deze strategie focus je je alleen op de dingen die echt belangrijk zijn en besteed je de tijd tussen publicatie en indienen optimaal. Organiseer daarom bij de start van elke tender een strategiesessie. Jouw belangrijkste doel? Het doorgronden van de vraag van opdrachtgever en het bepalen van jouw onderscheidend vermogen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Een goede analyse vraagt van heel het team een kinderlijke nieuwsgierigheid, waarin je elkaar continu – en bijna tot irritatie aan toe – de ‘Waarooom?’-vraag durft te stellen. Doe je dat goed? Dan volgen jouw onderscheidend vermogen en je oplossingen vanzelf.

4. Schrijf je plan door “de bril van opdrachtgever”

“Wij van firma Toilet bv zijn al 150 jaar een écht familiebedrijf en hebben 80 zeer gemotiveerde medewerkers in dienst.” Een mooie start van je plan van aanpak toch? Nee. Wat mij betreft, behoort zo’n introductie toch echt tot het “Hallo-ik-ben-Mieke-en-houd-mijn-spreekbeurt-over-konijnen”-niveau. Als lezer haak ik meteen af. En dat is zonde. Een opdrachtgever wil niet weten wie jij bent; hij wil zichzelf teruglezen in het verhaal. Hij wil zien dat jij zijn vraag goed hebt begrepen en dat jij met een passend antwoord komt. Stel jezelf tijdens het schrijven daarom continu de vraag: sluit mijn tekst nog aan op de gunningscriteria, de beoordelingscriteria en de (achterliggende) vraag van opdrachtgever? Is het antwoord ‘ja’, dan ben je goed op weg!

5. Steek je plan in een mooi jasje

Je kunt nog zo’n goed verhaal hebben, maar als je de lezer confronteert met een scherm vol zwarte tekst, dan komt je boodschap niet over. Neem daarom de tijd om je plan vorm te geven. Hierdoor maak je het plan makkelijker leesbaar en geef je je verhaal nét dat beetje extra overtuigingskracht.