Omgevingsmanagement; in 3 stappen naar tevreden stakeholders

‘De omgeving’ is voor opdrachtgevers erg belangrijk en daarom ook voor ons. Dat ‘de omgeving’ veelal hoog op het zorgen- of prioriteitenlijstje staat, is vaak terug te lezen in de EMVI-criteria. De basis voor goed omgevingsmanagement wordt immers gelegd in de tenderfase. Met ‘de omgeving’ bedoelen we verschillende stakeholders die een belang hebben tijdens de uitvoering van het project. Deze stakeholders zijn voor ieder project verschillend, maar bestaan vaak uit omwonenden, ondernemingen, instellingen, bezoekers of het verkeer.

Een project met slecht omgevingsmanagement heeft negatieve effecten voor deze stakeholders; onbereikbare winkels die (tijdelijk) dicht moeten, geluids-, stof- en lichtoverlast voor mensen in de buurt, et cetera. Dit kan leiden tot vertraging, extra kosten en een slecht imago; alles wat een opdrachtgever níet wil. Hier steken wij in de tenderfase al een stokje voor met ons uitgebreide omgevingsmanagementtraject. 

Stap 1: Belangen van stakeholders

Goed omgevingsmanagement is eigenlijk goed stakeholdersmanagement. Daarom is het essentieel om de stakeholders voor ieder project nauwkeurig in kaart te brengen. Samen met jou maken wij een stakeholderanalyse, waarin we de wensen, behoeften en belangen van iedere stakeholder vastleggen. We bundelen onze krachten; we maken gebruik van jouw expertise en jarenlange ervaring in je vakgebied en combineren dat met onze kennis van het ontzorgen van stakeholdersgroepen. Zo bedenken we samen maatregelen die op de specifieke belangen van stakeholders afgestemd zijn én borgen we tegelijkertijd een soepele uitvoering. Als er bijvoorbeeld in de buurt van scholen gewerkt moet worden, dan houden we rekening met vakantieperiodes als we de uitvoeringsperiode bepalen. Zo vinden we altijd win-winsituaties om de hinder voor de omgeving te beperken en een soepele uitvoering te garanderen.  

Stap 2: Waar zitten de knelpunten?

Wanneer we de belangen in beeld hebben, gaan we over op een knelpuntenanalyse.  Zo brengen we in kaart waar de uitvoering van het project niet helemaal strookt met de wensen, behoeftes en belangen van de stakeholders. Wanneer bijvoorbeeld een invalidenparkeerplaats tijdens de uitvoering tijdelijk niet bereikbaar is, dan vormt dat een knelpunt voor de bereikbaarheid van deze bewoner. Als we niet voor een compensatieplek of hulp zorgen, kan hij of zij niet met de auto weg, wat hoogstwaarschijnlijk leidt tot een klacht. Het is belangrijk om deze knelpunten helder te krijgen, want alleen dan kunnen we samen specifieke maatregelen bedenken om ze op te lossen. Zo beperken wij niet alleen de hinder, maar ook de hinderbeleving. Werkzaamheden leveren nou eenmaal hinder op, maar de mate waarin de omgeving het als hinder beleeft, hangt geheel af van hoe je met de omgeving communiceert en welke tijdelijke oplossingen we bedenken. Zo borgen wij een soepele uitvoering én minimaliseren wij de kans op klachten en vertraging. Alles waar een opdrachtgever wél blij van wordt!

Stap 3: Met de voeten in de modder

In eerste instantie voeren we de analyses uit aan de hand van online onderzoek. Onze eerste bevindingen tekenen we in op digitale kaarten van de projectomgeving, maar de belangrijkste stap is misschien wel het doen van een locatiebezoek. Hierdoor krijg je gevoel bij het projectgebied en gaat een project pas echt leven. Door mensen te spreken komen onderliggende zorgen en pijnpunten naar boven. Ook zie je bijvoorbeeld hoe smal of breed straten zijn, hoe hoog de parkeerdruk is en welke fietsroutes er worden gebruikt. Met deze informatie kun je zowel de stakeholders- als de knelpuntenanalyse aanscherpen en veel specifieker maken. Zo komen wij eenvoudig tot projectspecifieke beheersmaatregelen én kun je rekenen op een hoge waardering van de opdrachtgever. We laten immers écht zien dat we zijn zorgen, de zorgen van de omgeving en dus het project begrijpen. 

Resultaat: een specifiek plan

Deze belangrijke stappen worden in de praktijk vaak overgeslagen tijdens de tenderfase, wat resulteert in een EMVI-plan dat zwemt in algemeenheden. Om dit te voorkomen bouwen we in onze planning altijd tijd in voor deze analyses, benadrukken wij het belang hiervan bij onze opdrachtgevers én zetten we – waar de capaciteit dat toelaat – één van onze omgevingsspecialisten in. Zo leggen wij de basis voor een soepele uitvoering van een project, waarbij niet alleen de opdrachtgever, maar zeker ook de omgeving blij is met jou als uitvoerende partij. Dankzij jou blijven winkels namelijk gewoon open en bereikbaar, hebben klanten van het cafetaria om de hoek geen zand in hun frietje (of patat) en worden leerlingen tijdens een toets niet van hun stoeltje getrild. Hoe beter jouw plan is voor de omgeving, des te meer Toekomst heeft jouw Tender!

Wil jij ook een Tender met Toekomst? Neem dan contact met ons op.
 

Auteur: Fiona Roest, tenderspecialist