Preventief of correctief beheersen?

Over de beschikbaarheid van kennis binnen het tenderteam 

 
Als je zoals wij bij Bold veel verschillende opdrachtgevers bedient, zorgt dat voor de afwisseling die ons type adviseurs goed bevalt. Niet dat onze aandachtspanne nou zo kort is, maar dat het gemiddelde aanbestedingstraject een week of zes duurt, past ons perfect. Veel van onze projecten zijn zogenaamde must wins, dus als we worden gevraagd om te helpen zijn de belangen groot. Gelukkig blaken wij van Bold dankzij die kortdurende trajecten van de energie. En die zetten we in om samen met de opdrachtgever een winnend plan te schrijven. 

De diepte in

Een leuke vormgeving en een paar mooie wervende zinnen zijn een goede start. Maar een serieuze verdiepingsslag staat voorop. In onze visie is er namelijk een één-op-één-relatie tussen de inhoud en een succesvolle inschrijving. Voor die inhoud zijn de specialisten in het tenderteam van onze opdrachtgever cruciaal. Zo’n gemiddelde specialist is goed thuis in zijn eigen domein (véél beter dan dat wij dat zijn), maar het integraal benaderen van de thematiek, het doorgronden van de vraag van de aanbestedende dienst of het formuleren van een strategisch onderscheidende beantwoording is een vak apart. Daar komt Bold in beeld. 

Correctief beheersen

De samenstelling van die teams verschilt per klant. Dat geldt (helaas) ook voor de beschikbare tijd van projectleden. Ook de dynamiek verschilt van groep tot groep. Soms zijn bepaalde leden in een team bijvoorbeeld zo dominant dat minder extraverte specialisten wegvallen – wat de kans op een evenwichtig plan van aanpak verkleint. Ook zien we nog steeds opdrachtgevers die niet altijd de juiste capaciteit en expertise vrijmaken of, erger nog, dat die specialisten tijd noch zin hebben. Aan ons dan de schone taak om toch de kwaliteit van het plan te waarborgen. Dat doen we dan bijvoorbeeld door ons nader in de materie te verdiepen, of door later in het traject alsnog de nodige specialisten vrij te (laten) maken. In beide gevallen is dat wel “zonde geld”, want het zijn reparatiekosten. Correctief beheersen noemen we dat.

Reparatie is kostbaarder

Wat nog wel eens wordt onderschat, is dat dit veel indirecte kosten met zich meebrengt. Bold werkt veelal op regie, en geeft vooraf een realistische inschatting van urencalculatie af. Meerwerk ontstaat helaas nog te vaak omdat de in huis aanwezige kennis tegenvalt (ja, we zijn Bold genoeg om dit te zeggen), of een specialist vanwege tijdgebrek niet écht betrokken is. Ongeacht hoeveel energie we steken in het project en hoe zelfstandig we te werk gaan, wij winnen aanbestedingen natuurlijk het liefste mét de bij onze opdrachtgever aanwezige kennis over het vak, de aanbestedende dienst of marktsituatie.

We kunnen niet zonder u

Preventief beheersen doen we daarom samen. Vooraf voeren we met onze opdrachtgevers dan ook het eerlijke gesprek over capaciteit, expertise en dynamiek. Want als we tijdens het korte, maar intensieve inschrijftraject niet op inhoud hoeven te corrigeren, voorkomt dat frustratie bij tenderteamleden én extra kosten voor de directie - onze opdrachtgever. De belangrijkste belofte van preventief beheersen ligt dus in het project samen soepeltjes doorlopen, wat energie (daar is-ie weer) losmaakt en waardoor de gunning binnen handbereik komt. Ook als je voor het eerst samenwerkt.