Waarom een plan van aanpak SMART moet zijn

"Om ervoor te zorgen dat we aan uw hoge en evidente kwaliteitseisen betreffende dit perceel voldoen, zullen we tijdig op al uw vragen middels e-mail antwoord geven." Een zin zoals zovelen in een plan van aanpak. Vol goede bedoelingen, een veer tussen de spreekwoordelijke billen van de opdrachtgever en nog wat deftig klinkende woorden ertussen ook. Als dát geen 10 in de beoordeling, en daarmee die felbegeerde opdracht, oplevert, dan weet je het ook niet meer. Toch?

Of toch niet...

Ik ben bang dat de werkelijkheid tegenvalt. In feite staat er namelijk helemaal niks concreets in die anderhalve regel. De beoordelingscommissie kijkt naar jouw werk en kan níets afvinken op zijn lijstje. Zij weet niet wanneer zij iets krijgt, om welke kwaliteitseisen het gaat, wie iets gaat sturen en of je op die manier wel voldoet aan haar onderliggende vraag. Je zin is namelijk totaal niet SMART.

SMART schrijven: wat doe je dan?

Als je stuk SMART is, voldoet het aan de volgende eisen:

Je tekst is specifiek. Het kent veel details en benoemt de concrete eisen van de aanbestedende dienst én geeft invulling aan de eisen. Dit zorgt voor herkenning bij de lezers en geeft hen het vertrouwen dat je hun probleem hebt begrepen (en daarmee kunt oplossen). In ons voorbeeld: weet de beoordelingscommissie waar je het over hebt als je het over de ‘hoge en evidente kwaliteitseisen betreffende dit perceel’ hebt? Het toevoegen van het gebruik van email om te reageren is dan wél weer specifiek!
Zorg voor meetbaarheid. Oftewel: hoe controleert jouw toekomstige opdrachtgever of jij wel aan al jouw beloften hebt voldaan? Dat geeft hem namelijk het vertrouwen dat je niet alleen maar mooie dingen op papier hebt gezet om hem te paaien. Kan hij of zij uit de voorbeeldzin halen hoe je ervoor gaat zorgen dat je die mails ‘tijdig’ verzendt?
De A in SMART staat voor Acceptabel, maar omdat dat heel dicht in de buurt van 'realistisch' komt (de volgende letter van SMART), houden wij het liever bij aanspreekbaarheid. Laat weten wie wat doet. Dit zorgt voor heldere (communicatie)lijnen en een dito escalatiestructuur. Je opdrachtgever kan zo altijd contact zoeken met de juiste mensen, mocht iets niet gaan zoals hij dat wil. Weet onze aanbesteder op basis van ons voorbeeld wie die mails gaat sturen?
Een plan van aanpak moet ook realistisch zijn. Een aanbesteder heeft niets aan gouden bergen als het op de uitvoering aankomt. Dan kan het beter zijn dat je iets minder belooft, maar de beloftes wel waar weet te maken, dan dat je te veel belooft en je reputatie op het spel zet. In ons voorbeeld worden ‘alle vragen tijdig beantwoord’. Hoe ga je daaraan voldoen als je derden nodig hebt om dit antwoord te geven?
Het laatste punt is tijdigheid. Dit kan zowel met frequentie als met reactietijd te maken hebben. Dus hoe vaak doe je iets of binnen hoeveel tijd reageer je ergens op. ‘Tijdig’ is in ieder geval nooit het goede antwoord (en 'direct' ook niet). In feite beloof je dan namelijk aan de opdrachtgever dat je het doet op een tijdstip waarvan jij vindt dat het op tijd is. Of hij dat ook vindt en of je daarmee aan zijn verwachtingen voldoet, blijft onduidelijk.

Hoe schrijf je nou iets SMART?

Om de voorbeeldzin SMART te herschrijven, heb je dus veel meer informatie nodig. Je kunt niet zomaar beginnen met schrijven. Daarom organiseren wij altijd sessies samen met onze opdrachtgevers. Met deze informatie gaan we dan aan de slag. Dat betekent dat de verbeterde versie van onze voorbeeldzin er voor elk bedrijf anders uitziet. Dit is één van de mogelijke uitwerkingen:

"Onze communicatiespecialist Pietje Precies reageert binnen twee werkdagen, via e-mail, op uw vragen. Inhoudelijke vragen stemt hij af met onze projectleider Klaasje Vaak. Als we voor het antwoord op uw vraag langer dan twee werkdagen nodig hebben, laat ze binnen twee werkdagen weten wanneer we wel met een antwoord komen. Klaasje voert ook een maandelijkse steekproef uit om te controleren of we deze belofte waarmaken."

Een SMART plan van aanpak schrijven is dus zo makkelijk nog niet

Gelukkig vinden wij dat leuk werk en zijn we er stiekem best wel goed in geworden. Onze tenderspecialisten helpen je dan ook graag met het SMART maken van jouw inschrijving, zodat jij die opdracht binnenhaalt! Neem contact met ons op.

Auteur: Hugo Braun, tenderspecialist

Gerelateerde blogs en projecten