Winnende input uit je EMVI-sessies? 5 tips!

Zo. Daar zit je dan. Klaar om te brainstormen over de aanbesteding. Als tendermanager open je de sessie: “Opdrachtgever vraagt hoe we omgevingshinder beperken. Wie heeft een goed idee?” Na een verwachtingsvolle blik antwoordt één van je collega’s: “Laten we het gewoon doen zoals we altijd doen. Dat heeft toch altijd goed gescoord?” Niet de onderscheidende EMVI-propositie waar je op zat te wachten. Met deze vijf tips komen de onderscheidende ideeën wél boven tafel.

1. Kies de juiste werkvorm

Een winnend EMVI-plan begint met winnende input. Daarom organiseer ik voor elk EMVI-criterium een aparte sessie. Elk criterium is anders en daarom vraagt elke sessie om maatwerk. Ik bepaal wat ik aan het einde van de sessie wil weten (mijn doel) en kies daar een passende werkvorm bij. Daarbij is niets te gek! Hoe creatiever je werkvorm, hoe creatiever de ideeën die eruit voortkomen. Maak bijvoorbeeld samen een magazinecover waarin je beschrijft hoe jullie het project tot een succes hebben gebracht. Of werk een proces uit in de vorm van een ganzenbord-speelbord. De werkvormen hoef je trouwens niet zelf te verzinnen. Er zijn genoeg sites en boeken die je daarbij helpen. Mijn tips: Gamestorming van Sunni Brown (een deel van de werkvormen uit dit boek, kun je ook vinden op deze website) en het boek Creativiteit: Hoe? Zo! Van Igor Byttebier.
 

2. Kom in de creatieve denkmodus

Ik hoor je al denken: “Allemaal leuk lief en aardig, zo’n creatieve werkvorm. Maar de mensen waarmee ik aan tafel zit, zitten helemaal vastgeroest in hun denken. Die staan écht niet open voor dat creatieve gedoe.” Tja, dan zit er niets anders op dan terugvallen op je oude, saaie vergaderingen… Nee, grapje. Zo makkelijk kom je er niet vanaf. Mijn tip: neem – voordat we over de inhoud gaan nadenken – altijd een paar breinbrekers op om mensen in de juiste, creatieve denkmodus te krijgen. Hoe maak je bijvoorbeeld een kruis met één lucifer zonder deze te breken? Of: Hoe maak je de som 5 + 5 + 5 = 550 met één kleine verandering kloppend? Je zult zien: zelfs de meest starre deelnemers laten hun vaste denkpatronen langzaam maar zeker los.
 

3. Wees duidelijk over de spelregels

“Wat jij nu zegt, slaat echt helemaal nergens op.” Niets haalt de creativiteit meer uit een sessie, dan zo’n opmerking. Maak daarom duidelijke spelregels voordat je met de brainstorm start. Denk aan regels als: “hoe gekker je idee, hoe beter”, “foute antwoorden bestaan niet” en “geen ‘ja, maar’”. Zo weet je zeker dat écht alle ideeën boven tafel komen. En, wie weet, misschien vormt dat ene absurd klinkende idee wel de basis voor jouw onderscheidende aanbieding.
 

4. Begin bij de vraag

Het risico van elke sessie is dat je eindigt met een hele verzameling aan ideeën, zonder rode draad of directe aansluiting op de vraag van de opdrachtgever. Om dat te voorkomen, is het belangrijk om elke sessie te starten met het doorgronden van de vraag. Kijk daarbij niet alleen naar het specifieke EMVI-criterium dat op het programma staat, naar de uitvraag als geheel. Wat is nu écht het probleem? Door die vraag op een verrassende manier te stellen en goed door te vragen, kom je echt tot te kern en weet je waar je je tijdens de sessie echt op moet focussen. Mijn favoriet: een rollenspel waarin ik de deelnemers vraag om zich te verplaatsen in de rol van opdrachtgever. Probeer het maar eens uit!
 

5. Zet het juiste team aan tafel

Een belangrijke succesfactor in een brainstorm is de samenstelling van het team. Stel een groep van 3 tot maximaal 10 personen samen. Zorg daarbij voor diversiteit: in expertise, leeftijd, geslacht en functie. Zo kijk je vanuit verschillende invalshoeken naar het vraagstuk. Dat werkt verfrissend en zorgt voor verrassende ideeën. Van directeur tot aan de stagiair, van uitvoerder tot omgevingsmanager. Hoe meer invalshoeken, hoe beter. Let wel op dat je de kracht van elk individu waarborgt tijdens de sessie. Dat heeft weer alles te maken met de juiste werkvorm en de juiste spelregels (zie tip 1 en 3).
 

Tot slot

Tijdens deze Corona bijna-lockdown is het soms lastig om creatief te blijven. Lastig, maar niet onmogelijk. Ook digitaal kun je de creativiteit van je team blijven stimuleren en samen tot een onderscheidende propositie komen. Eerder schreven wij al een blog over hoe je tijdens de lockdown creatief blijft. Heb je tijdens je digitale óf fysieke EMVI-sessies hulp nodig? Neem dan contact met ons op!